Digitalização Online

• Coleta de documentos; 
• Identificação de documentos coletados; 
• Separação dos documentos preservando a ordem original (de acordo com a metodologia pré-definida pelo cliente); 
• Preparação dos documentos (retirada de grampos, clipes e amassados); 
• Recuperação de documentos com avarias; 
• Aplicação dos parâmetros de indexação (individual ou em lote); 
• Definição dos parâmetros de escaneamento, podendo ser: 
• Simples ou frente e verso; 
• Preto, tons de cinza ou colorido; 
• Formato (TIFF, PDF, JPG, entre outros); 
• Digitalização; 
• Reconhecimentos dos caracteres (OCR) formatos editáveis (PDF, DOC, HTML, TXT, entre outros). 
• Finalização dos arquivos; 
• Geração de relatório com relação dos arquivos digitalizados.

• Necessidade de grandes espaços para armazenamento; 
• Risco de o arquivo ser destruído (traças, umidade, incêndio); 
• Necessidade de se deslocar até o local de armazenamento para consulta; 
• Rotinas complicadas para atualização de informações; 
• Cópias de baixa qualidade que acabam desaparecendo com o tempo. 

• Espaço reduzido no armazenamento de documentos. Em um único CD cabem cerca de 20.000 documentos em formato A4 e preto e branco; 
• Diferentes formas de acesso ao arquivo, com rapidez e versatilidade; 
• Possibilidade de consulta via internet, descentralizando a informação; 
• Rotina de atualização de arquivos fácil e rápida; 
• Não há necessidade de investimento em locais para arquivo, baixando o custo na hora da distribuição de cópias, já que os arquivos encontram-se digitalizados; 
• As informações podem ser instaladas no computador ou mesmo no servidor de sua rede interna; 
• Longa duração e riscos de avarias reduzidos; 

• Gerenciamento de documentos pendentes e vencimentos; 
• Digitalização de cada documento transformando o prontuário físico em prontuário virtual; 
• Possibilidade de pesquisa e gerenciamento dos prontuários e seus respectivos documentos através de software na internet; 
• Integração com sistema de folha de pagamento, possibilitando controles e auditorias; 
• Gestão da documentação patronal da empresa – controle de guias (INSS, FGTS, IR, Darf´s, contribuições sindicais), certidões de quitações (INSS, FGTS, IR), contratos e relatórios (CAGED, resumo da folha, ficha financeira); 
• Validação Jurídica dos Documentos; 
• Diminuição de recursos humanos; 
• Maior responsabilidade ambiental no consumo de papel; 
• Arquivamento do arquivo XML da NF-e; 
• Garantir a integridade do arquivo, sem perda de qualidade das imagens.